La digitalisation des entreprises impacte tous les métiers et notamment celui de la direction juridique. Les failles de sécurité, le traitement des données personnelles, la data sont autant de questions qui viennent redéfinir les contours d’organisations bien établies. En tant que juristes, vous devez donc prendre la mesure des changements radicaux qui interviennent non seulement dans vos outils mais également dans votre capacité à devenir un partenaire interne qui répondra rapidement et efficacement aux questions des opérationnels.

Juristes, à l’heure où votre département n’est plus seulement une fonction support mais un vrai partenaire stratégique avec une mission de conseil à tous les niveaux de l'entreprise, Louise El Yafi, ancienne Responsable Juridique et Responsable éditoriale chez Doctrine, vous propose plusieurs façons de réussir votre transformation digitale.

Définissez vos besoins par rapport à la stratégie de l’entreprise pour être aligné avec les équipes opérationnelles

Selon Gartner, la charge de travail supplémentaire demandée aux juristes augmentera de 85% en 2020. Entre les nouvelles réglementations comme le RGPD, les nouvelles technologies et le contexte économique qui évoluent, les besoins juridiques des entreprises ne cessent d'augmenter. En tant que Direction Juridique, vous devez alors transformer votre manière de travailler pour accompagner la croissance des autres départements de l'entreprise.

Il faut cependant éviter d’implémenter des solutions digitales avant même de prendre le temps d'examiner les processus existants de l'entreprise. Si vous ne cherchez pas à  comprendre ce qu'il faut optimiser ou modifier, vous risquez de renforcer les mauvaises habitudes plutôt que d'y apporter des solutions.

Pour commencer, faites un travail d'analyse de vos procédures en place. Il est important de prendre du recul pour comprendre ce qui fonctionne ou non au sein de votre département mais également avec les autres services de l'entreprise dont vous êtes un support essentiel. L’objectif est d’être parfaitement aligné avec les opérationnels auxquels vous apportez une information juridique au quotidien.

Franck Raimbault, Directeur Juridique - Droit Social chez Air France explique : “Chez Air France, le passage à un environnement d’open space nous a obligés à faire une phase d’essai de plusieurs solutions innovantes pour dématérialiser au maximum les processus de la Direction Juridique. Passer d’une bibliothèque à une solution de documentation en ligne nous a rendus plus rapides, performants et pertinents au sein de l’entreprise.”

Lire l’interview de Franck Raimbault, Directeur Juridique Social  chez Air France ici.

Comment s’y prendre ?

• Tout d’abord, faites un point sur les process existants au sein de votre service
• Alignez ensuite ces process sur les objectifs et les échéances stratégiques de l’entreprise.
• Avant de vous jeter sur les dernières legaltechs à la mode, définissez correctement votre besoin. Non seulement à l'échelle du département juridique, mais également à celle des opérationnels. Quels sont leurs besoins ? Les vôtres ? Quelles sont vos problématiques ? Les vôtres sont souvent le manque de temps et le manque de moyens humains.
• Faites le choix de nouveaux outils qui, en automatisant certains de vos processus, vont vous apporter en modernité mais aussi et surtout en performance. On pensera par exemple à des outils vous permettant une recherche plus rapide de certains documents ou encore à l’automatisation de contrats.  Vous  pourrez alors vous concentrer sur votre plus value : le conseil juridique à l’entreprise.

Ne travaillez plus en circuit fermé pour mettre en valeur les activités de votre service

Le bouleversement du contexte économique auquel sont confrontées les entreprises a complexifié le rôle de votre département juridique et accéléré l’évolution de votre environnement. Si auparavant, une Direction Juridique n’avait comme rôle que la gestion du risque sans enjeux véritablement complexes, avec les nouvelles régulations, les problématiques business ont petit à petit gagné en technicité juridique.

Le champ d'intervention de votre service s'est donc élargi et la compréhension des enjeux business et l'alignement avec la stratégie de l'entreprise sont devenus indispensables pour coller aux attentes des clients internes et du top management tout en tenant compte des contraintes imposées par le business.

Vous n’êtes plus seulement une fonction support, vous êtes désormais un véritable business partner.

Ayant désormais un rôle essentiel dans la prévention du contentieux, vous devez former les équipes opérationnelles qui  contribuent comme vous à la responsabilité de l’entreprise.

Et pour ce faire, vous devez absolument communiquer sur vos activités avec les autres départements de l’entreprise.

Morgan Petitjean, Head of Legal chez Lunchr explique “Chez Lunchr, je travaille en lien étroit avec les opérationnels avec qui j’ai instauré une communication fluide par le biais d’un canal où tous les salariés peuvent m'adresser leurs questions juridiques lorsqu'ils ont un doute sur un sujet.”

Lire l’interview de Morgan Petitjean, Responsable Juridique et Partenariats chez Lunchr ici.

Comme dit plus haut, votre service doit être aligné avec les équipes opérationnelles des différents départements de l'entreprises telles que les Ressources Humaines, l’IT, la Finance, ou encore le département Marketing.

Vous devez par exemple travailler avec le département finance pour suivre les dépenses et identifier des économies potentielles à réaliser.

Après plusieurs années d'accompagnement de Directions Juridiques, nous avons identifié chez Doctrine, certaines bonnes pratiques qui ont fait leurs preuves.

En voici quelques exemples :  

• Communiquez entre départements par le biais d'une vraie plateforme de collaboration comme par exemple Slack qui évitera les intermédiaires et vous permettra de faire passer immédiatement la bonne information au service concerné. Les opérationnels pourront aussi, par ce même biais, vous poser toutes leurs questions en cas de doute.
• Vous faites probablement des présentations aux autres départements. Dynamisez les ! Organisez des rencontres originales et impactantes avec les opérationnels sur les problématiques juridiques de l'entreprise. Animez par exemple des ateliers sous forme de petit déjeuners ou de conférence sur des thèmes précis et concrets. Les autres services n'en comprendront que mieux l'impact de votre service sur leurs activités.
• Simplifiez l'accès à l'information juridique pour toute l'entreprise en centralisant les modèles de contrats, les procédures etc. sur une plateforme de partage d'information et de compétences internes et externes accessible à tous. Par exemple, c'est ainsi que le Directeur Commercial de votre entreprise trouvera facilement la bonne information pour être sûr de limiter le risque juridique de ses équipes.
  
  
  

Transformez vos méthodes de recherche pour limiter le risque juridique de l’entreprise

Le rôle des juristes a évolué d'une fonction administrative support aux équipes opérationnelles vers un rôle de business partner stratégique, avec une mission de conseil à tous les niveaux de l'entreprise.

L'internationalisation des entreprises vers de nouvelles géographies et l'apparition de nouvelles réglementations ont augmenté les besoins juridiques des entreprises et donc les dépenses internes et externes qui peuvent aussi varier avec l’ouverture d’un nouveau secteur ou produit.

Or, lorsque l'activité se développe avec des moyens humains qui restent limités, en tant que juristes, vous vous retrouvez pressurisés par vos clients internes. Vous pouvez alors être dans l’incapacité de répondre aux demandes internes de manière réactive, ralentissant donc les affaires de l'entreprise.

L’enjeu est de taille car le contentieux de votre entreprise ne repose plus tant sur l’avocat que sur votre Direction. Vous devez alors comprendre les typologies de litiges propres à l’entreprise pour les adresser efficacement.

Or, «La direction juridique est souvent la dernière transformée dans une entreprise. Pourtant les nouvelles technologies permettent aux juristes de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée », rappelle Muriel Féraud-Courtin, avocate associée chez Taj.

En effet, en tant que Direction Juridique, votre vraie valeur ajoutée est le conseil que vous délivrez à l’entreprise dont vous faites partie. Optimiser votre recherche juridique permet de réduire le moindre doute que vous auriez sur un sujet spécifique. Une recherche efficace, pertinente et rapide vous permettra d’être sûr de délivrer la bonne information juridique au bon moment aux opérationnels afin de soutenir au mieux l’activité de l’entreprise.

Lire l’interview de Benjamin Moutte, Directeur Juridique de Rakuten et utilisateur Doctrine ici.